Как избежать 5 основных ошибок при проведении рабочих совещаний

рабочие совещания ошибки

Задайте себе вопрос — как часто вы на работе занимаетесь делами “для галочки”? Придерживаетесь формальностей и уделяете время не совсем обязательным вопросам, просто потому что “так надо”? Наверняка, большинство сразу подумает о тех нескольких простых действиях, которые выполняются почти автоматически, хотя и не несут в себе никакого смысла.
Сегодня хотелось бы обсудить тему бесполезных рабочих совещаний, основных ошибок при их планировании, и способов сделать эти встречи максимально продуктивными.

5 самых главных правил при планировании рабочего совещания

  • только необходимые встречи, без лишних совещаний по мелким вопросам! Проще говоря — не стоит звать к себе людей и отрывать их от работы, если вопрос можно решить по телефону или даже в мессенджере. Лучше заранее спланировать список вопросов и решить их все на одном единственном совещании, а все иные, мелкие и постоянно возникающие вопросы решать через Интернет.
  • совещания — для обсуждения важных вопросов, а не для информирования. Не стоит собирать сотрудников лишь для того, чтобы известить их об изменениях и нововведениях. Лучше оставить это, опять-таки, для сообщения и CRM, а на общей встрече поднять вопросы, которые требуют обсуждения, новых идей и свежих взглядов. И не забывайте дать высказаться каждому, ведь отличные идеи рождаются в симбиозе, то есть именно совместными усилиями!
  • зовите необходимых людей, а не весь штат. Да, конечно, иногда нужно задействовать всех причастных к проекту сотрудников чтобы услышать самые разноплановые мнения, но этого не стоит делать каждый день. Во-первых, так вы будете забирать слишком много времени у слишком большого числа людей, во-вторых — многие вопросы стоит решать лишь на уровне руководства и высшего менеджмента, а далее лишь доводить до сведения остальных.
  • пишите план совещания и ставьте цель. Собрать совещание просто так, ради очередного обсуждения, — это прямая трата времени. Чтобы избежать подобного, составляйте список вопросов к решению и ставьте основную цель. Например, составить рекламный бюджет на неделю, или добиться встречи с руководителем потенциальных клиентов. Главное — цель должна быть измеримой!
  • позаботьтесь о расписании. Выделяйте определенное время (30 минут, 45 минут, час) и добивайтесь того, чтобы все вопросы были закрыты именно в этом промежутке. Так вы приучите себя и своих сотрудников к дисциплине и собранности, и сможете нормировать рабочий график. Освободившееся время лучше потратить с пользой!

Несколько общих советов, как улучшить рабочие встречи.
Старайтесь заранее информировать участников совещания о главной теме и других вопросах, которые будут подниматься там — таким образом сотрудники смогут подготовиться к обсуждению, завершить необходимые дела, записать возникающие вопросы. И тогда само совещание пройдет как по нотам, ведь каждый будет знать, что он хочет сказать и услышать.
Сокращайте количество формальностей — если можно обойтись несколькими сообщениями с одним человеком, лучше так и сделайте. Мой совет — чаще используйте CRM систему, таким образом вы не только будете в курсе всех текущих вопросов и задач, но и сможете контролировать их выполнение. Успехов!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *