Почему игнорировать электронные письма – грубо

“Простите что не поздоровался с вами в ответ. Тогда в коридоре слишком много людей со мной поздоровались, я просто не успел обратить на вас внимание” – звучит довольно нелепо, ведь так? Примерно так же звучат отговорки по поводу того, что вы не смогли ответить на электронное письмо. Речь сейчас идет именно о деловых письмах от реальных людей, не станем брать во внимание рассылки с предложениями и тому подобное. Казалось бы, отвечать на письма это в ваших же интересах, но ведь и тут у некоторых случаются конфузы. Сегодня разберем, почему игнорировать почту это плохо и как быть в такой ситуации. Согласно исследованию привычек сотрудников Microsoft, те сотрудники, у которых все время было много неотвеченных рабочих писем – имели самые низкие показатели эффективности. Мало того, это вообще считается дурным тоном! Также негативным показателем является скорость ответа на письмо – если у вас полдня уходит на то, чтобы ответить на пару важных вопросов от коллеги, вы можете задержать не только его работу, но и работу целого отдела, ведь в компании все взаимосвязано. В это время все новые письма будут накапливаться и вы попросту не успеете ни ответить на них, ни выполнить работу. Однако есть и случаи, когда отвечать на письмо вы не обязаны, или в крайнем случае можете не спешить:

  • можете с легкой душой игнорировать письма от незнакомых или малознакомых людей, которые просят вас опубликовать их фото или контент в ваших соцсетях или других источниках. Во всех рабочих вопросах есть границы, и люди должны четко их понимать и придерживаться, иначе в рабочей жизни начнется настоящий хаос.
  • можете не проверять почту в нерабочее время. Работа – далеко не вся жизнь, даже если вы владелец крупного бизнеса. Это не табу, а скорее рекомендация, дайте себе хотя бы по пару часов в день отдыхать от деловых вопросов. В конце концов, если у ваших коллег случится нечто действительно срочное, вам позвонят или отправят смс на личный номер. Но деловые письма в нерабочее время срочными не бывают!
  • можете совершенно не спешить с ответом на письмо, в теме которого вы некомпетентны. Если вас просят сделать что-то, совершенно не входящее в ваши обязанности, и более того – что не относится даже к вашей области деятельности. Это лишь говорит о том что отправитель был совершенно не осведомлен о вас и вашей работе, что выставляет его в негативном свете.

Бывает и так, что писем у вас не так уж много, как и самой работы, но ящик все равно оказывается полон непрочитанных сообщений. В таком случае советую вам уделить время тайм-менеджменту и обратить внимание на свой график. Возможно, вы просто неправильно распределяете свое время и приоритеты, поэтому возникают постоянные задержки и сложности. Ранее я уже писал блог на тему тайм-менеджмента и того, как правильно распланировать свой день так, чтобы все успевать. Помните, что лучше коротко ответить на письмо, чем не ответить вовсе. Если вы действительно занятой человек, то простого ответа по типу “Получил ваше сообщение, дам вам развернутый ответ в течение дня” будет вполне достаточно. Человек поймет что вы не игнорируете его, и действительно хотите уделить внимание его вопросу, поэтому честно говорите о том, что свободное время будет у вас позже. С вашей стороны это будет проявлением профессионализма и воспитания. Желаю вам успеха!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *